Confinés? Et si vous en profitiez pour trier vos papiers?
Le 02/04/2020 à 12h13 par Archives municipales
Résumé

Et si c’était le moment de s’y mettre ? De faire un peu de tri dans vos papiers administratifs, vos photos, vos mails et de réorganiser vos dossiers pour vous y retrouver plus facilement à l’avenir? Vous trouverez ici quelques conseils et des réponses aux questions que vous vous posez le plus fréquemment, notamment sur la durée de conservation des différents papiers administratifs.

 

Vous voulez savoir :

 

Sous quelle forme conserver vos documents ?

Si l'original du document est sous forme papier (transmission par courrier ou remis en main propre), conservez-le sous forme papier. En effet, si vous le numérisez (scan, photo) ou le photocopiez, cette version électronique/photocopiée a valeur uniquement de copie. Or, l'administration peut toujours exiger la présentation du document original, même si dans certains cas une copie fiable peut avoir valeur de preuve.

Si l’original du document est numérique (transmission par courrier électronique ou mise à disposition sur un site internet), conservez-le de préférence sous forme électronique. En effet, si vous imprimez ce document, la version papier a valeur uniquement de copie.

 

Combien de temps conserver ses documents ?

La durée de conservation d'un document électronique est identique à celle d'un document papier ; elle varie selon le type de document.

Les durées indiquées sont des durées minimales durant lesquelles il est prudent de garder les documents :

  • Car vous pouvez exercer un droit (par exemple, demander un remboursement)
  • Car une administration peut vous réclamer quelque chose

Vous pouvez bien sûr garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

A noter : ces délais s’appliquent aussi pour les papiers d’une personne défunte. Attention à ne pas les jeter trop vite.

 

 

Quels documents ?

Combien de temps les conserver ?

Famille

Les avis de versement d’allocations familiales

5 ans

Les actes d’état civil, le livret de famille, les jugements (divorce, adoption), les actes de reconnaissance d’un enfant, les contrats de mariage

Toute la vie

Les livrets militaires et attestations des services accomplis

 

Toute la vie

Formation et activité professionnelle – chômage - retraite

Les diplômes, les attestations de formation

Toute la vie

Les bulletins de salaire, contrats et certificats de travail, arrêtés, certificats de travail
 

Toute la vie

Les versements d’indemnité journalière

Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite

Les attestations de Pôle emploi

Jusqu’à l’obtention de l’allocation de chômage

Les justificatifs de versement de l’allocation de chômage

3 ans (trop perçu) à 10 ans (fraude ou fausse déclaration)

Cependant ce document peut être utile dans le calcul des droits à la retraite

Les bulletins de paiement de la pension de retraite

Toute la vie

Les cartes d’invalidité d’un enfant

Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite (permet une majoration)

 

Santé

Les ordonnances

Courantes : 1 an

Lunettes : 5 ans

Audioprothèses : à vie

Les récapitulatifs de remboursements d’assurance maladie et maternité

2 ans à 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration

Les carnets de vaccination, carnets de santé, certificats et examens médicaux, radios

Toute la vie

 

Les remboursements d’assurance maladie et maternité

 

2 ans

Logement

Les contrats de location immobilière et les pièces justificatives (état des lieux, quittances de loyer)

Durée de la location + 3 ans

Les courriers de révision de loyer

Durée de la location + 1 an

Les justificatifs de versement des aides personnalisées au logement (APL)

2 ans

Les factures (eau, électricité, gaz)
 

5 ans

Les factures de travaux dans mon logement

Gros œuvre : 10 ans

Petits travaux : 2 ans

Les factures de téléphonie (fixe et mobile) et internet
 

1 an

Les certificats de ramonage

1 an

Les documents liés à la copropriété

10 ans

Les attestations d’entretien annuel de la chaudière
 

2 ans

Les titres de propriété
 

Toute la vie

Banque

Les relevés de compte bancaire et talons de chéquiers

5 ans

Les contrats de prêt immobilier et  consommation + les justificatifs

Durée du prêt + 2 ans 

Impôts

Les déclarations de revenus, avis d’impôts locaux (taxe foncière et taxe d’habitation)

 

3 ans

Assurance

Les contrats d’assurance (et documents associés : quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation par exemple)

Durée du contrat + 2 ans

Une assurance vie

 

10 ans à partir du moment où vous avez connaissance en tant que bénéficiaire

 

Véhicules

Les factures d’un véhicule

Durée de conservation du véhicule + 2 ans
 

Les PV pour amende forfaitaire

3 ans

Les certifications de cession d’un véhicule

Aussi longtemps qu’existe le véhicule pour défendre ses intérêts en cas de litige avec un nouveau propriétaire

 

Source : https://www.servicepublic.fr/particuliers/vosdroits/F19134

 

 

Que faire des radiographies médicales ?

Les radios sont à conserver toute la vie. En revanche, après le décès, elles n’ont plus besoin d’être conservées.

Cependant, attention : les radios ne doivent pas être jetées avec les déchets ménagers.

 

Pourquoi ?

  • car elles contiennent des matériaux dangereux (notamment du bromure d’argent qui est un métal lourd)
  • pour préserver le secret médical ; en effet, elles comportent souvent le nom du patient

 

Comment les jeter ? Recyclez ! 

Renseignez-vous auprès de votre cabinet de radiologie, de votre pharmacie : ils proposent souvent de les reprendre pour les transmettre à des filières de recyclage.

Sachez aussi que le Comité du Nord de la Ligue contre le cancer propose de récupérer et de recycler les vieilles radios, avec des points de collecte à Lille. Pour en savoir plus.

 

Quelles astuces pour ne pas se laisser dépasser par les documents papier ?

Rangez vos papiers régulièrement (au fur et à mesure que vous les recevez, une fois par semaine, une fois par mois) ; plus vous les rangerez régulièrement, moins cette activité vous prendra de temps.

Rangez vos papiers dans des dossiers

Créez un dossier ou une boite par thème ; vous pouvez vous appuyez sur les thèmes présentés dans le tableau, cela sera plus facile pour le tri des documents à jeter et de ceux à conserver

Sur la chemise ou le carton, notez le thème et les années (celle du document le plus ancien et celle du document le plus récent)

Triez les papiers pour détruire au fur et à mesure

Une fois par an (ou plus selon vos besoins), ouvrez vos dossiers et, à partir du tableau ci-dessus, retirez des dossiers les documents à détruire.

 

 

De quelle manière organiser vos documents électroniques ?

 

Comment les classer et les nommer ?

Les conseils applicables aux dossiers sur support papier s’appliquent aussi pour les documents électroniques :

  • Classez-les par thème (ex. banque, santé, état-civil...) puis par date…
  • Nommez les avec un nom court et suffisamment explicite pour les retrouver plus tard

Attention à n’utiliser ni espace, ni ponctuation, ni accent, ni cédille, ni tréma, ni mot vide… cela peut empêcher la recherche ultérieure.
 

Combien de temps les conserver ?

Les délais de conservation s’appliquent de la même manière aux documents électroniques qu’aux documents sur papier ; consulter les délais de conservation des documents administratifs

Les documents personnels (photographies, vidéos, mails avec son entourage…) sont à conserver aussi longtemps que nécessaire.

 

De quelle manière les conserver ?
Les documents électroniques sont fragiles. C’est pourquoi, il est recommandé de les conserver sur plusieurs types de support (disque dur interne, disque dur externe…), d’en faire des copies et de les contrôler régulièrement (1 fois par an par exemple) pour s’assurer que les données ne se dégradent pas et restent lisibles.

Attention au moment où vous changez votre matériel informatique : assurez-vous que ces changements n’auront pas d’incidence sur la capacité de lecture des aux changements d’ordinateurs et outils de lecture, bien choisir ses formats de fichiers.
Ceci s’applique aux fichiers bureautiques comme aux photos et vidéos.


Quelles précautions prendre vis-à-vis des propositions de stockage en ligne ?
Il est prudent de s'informer sur le lieu de conservation des données (selon les pays, les règles de conservation et d’utilisation des données personnelles ne sont pas les mêmes), les modalités de réutilisation et de retour définitif, la confidentialité, la gestion de la pérennisation…


Comment sauver les vieilles photos et les vidéos (vhs, super 8…) ?

Tout d’abord, en les équipant de conditionnements spécifiques (si possible à ph neutre) et en éloignant tout agent favorisant les dégradations (scotch, pochettes en plastique, trombones, coins photos, colle, albums plastique, lumière, poussière, humidité, manipulations…).

Veillez également à ne pas les conserver dans des lieux trop froids ou trop chauds, trop humides ou trop secs. Plus les conditions climatiques sont stables, mieux vos photos et vidéos traverseront les années.

Si vous en avez la possibilité, numérisez-les ! Cela facilitera la consultation et le partage.

 

 

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