Missions des Archives municipales de Lille

Souvent assimilé au métier de bibliothécaire ou à celui de documentaliste, le métier d'archiviste reste souvent méconnu et régulièrement associé, dans l’imaginaire collectif, à l'image de l'archiviste isolé au milieu des boites, triant vieux papiers et parchemins poussiéreux. Pourtant, la réalité du métier aujourd’hui en est très éloignée, l’archiviste faisant face depuis plusieurs années à de nouveaux enjeux dont l'émergence des nouvelles technologies.

 

L'activité des Archives municipales de Lille s’articule autour de 4 missions principales et réglementaires : la collecte, le classement, la conservation et la communication des archives.

A ces missions, s’ajoute une mission de valorisation.

 

 

La collecte

 

Collecter est bien entendu la première mission des archivistes. Lorsqu'un service municipal n'a plus l'utilité quotidienne de ses dossiers, il les confie au service des Archives : cette opération s'appelle le versement.

 

Mais les archivistes interviennent auprès des services de la collectivité bien en amont des versements, notamment en organisant des actions de formation et de sensibilisation qui permettent :

- aux services de comprendre l’intérêt de bien gérer leur production documentaire

- aux archivistes de prendre connaissances des missions des services et le contexte de production des documents

 

En 2018, l'équipe en charge de la collecte a par exemple organisé plus de 300 interventions auprès des services.

 

Les archivistes accompagnent également les services pour les aider à préparer le versement de leurs archives. En s’appuyant sur la réglementation établie au niveau national et le contexte de production des documents, les archivistes déterminent la durée de conservation des différents documents et leur devenir : conservation, élimination ou tri.

 

 

Les documents versés aux Archives sont accompagnés d’un inventaire, décrivant précisément ce que contiennent les boites d'archives, c'est le bordereau de versement. C’est cet outil qui vous sera utile lors de vos recherches en salle lecture.

 

Les Archives municipales collectent des documents sur support papier mais également sur supports électroniques. La conservation de ces données numériques est l’un des enjeux majeur pour la profession. Le service des Archives accompagne aussi les services dans tous leurs projets de dématérialisation.

 

Le classement

 

Afin de pouvoir retrouver rapidement et facilement les documents, les archivistes classent les documents et rédigent des instruments de recherche (inventaires).

 

Dans ces inventaires figurent les informations essentielles relatives aux documents ou aux dossiers : objets, dates et typologies. Les archives sont décrites selon une norme internationale qui vous permet de retrouver les mêmes informations de description dans l’ensemble des services d'archives.

 

Ces inventaires sont mis à votre disposition en salle de lecture, ils servent de clé d’accès aux documents d’archives. Certains instruments de recherche sont également accessibles sur le site des Archives en passant par la rubrique

« Rechercher dans les fonds ».

 

 

Les Archives municipales mènent depuis plusieurs années un travail de classement sans précédent. L’objectif de ce vaste chantier est de rendre accessible des documents qui n’étaient pas encore classés, à la fois dans les dépôts et dans les services municipaux. De 2012 à 2018, les archives classées représentent près de 4 kilomètres, soit plus de deux fois la longueur des Champs Elysées !

 

Pour en savoir plus sur ces derniers classements et les classements à venir rendez-vous dans la rubrique « Actualités ».

 

La conservation

 

Si nous pouvons aujourd’hui consulter des documents rédigés il y a plusieurs siècles, c'est que, de tout temps, des archivistes ont veillé à assurer leur conservation dans les meilleures conditions possibles.

 

Toute une série de mesures sont ainsi mises en place pour la conservation des documents : conditions climatiques optimales, utilisation de matériaux neutres, restauration des documents les plus endommagés et numérisation afin de ne plus communiquer certains originaux devenus trop fragiles. La numérisation permet également la diffusion en ligne sur ce site internet de plus de 400 000 documents numérisés.

 

Les archivistes continuent ainsi à assurer la conservation de l’ensemble des 7 kilomètres de documents déjà présents dans les dépôts, mais ils doivent aussi préparer la conservation des données nativement électroniques (mails, documents bureautiques, pages web, etc.) et travailler sur les formats, les supports et les outils à utiliser pour que les données informatiques produites aujourd’hui soient encore lisibles dans plusieurs siècles.

 

 

 

 

 

 

La communication

 

Les archives doivent être accessibles à tous, dans le respect des délais de communicabilité des documents. Les archivistes sont chargés de mettre en application ce grand principe. Les documents vous sont communiqués dans un lieu dédié : la salle de lecture.

 

Chacun est libre d'y venir consulter gratuitement les documents qu'il souhaite. Si la mission des archivistes n'est pas d'effectuer la recherche à votre place, nous sommes présents pour vous orienter vers les différentes parties du fonds susceptibles de vous intéresser et de vous aider à avancer dans vos recherches.

 

Les instruments de recherches rédigés par les archivistes lors du classement sont disponibles en salle de lecture.

 

 

 

 

Ville de Lille - Anaïs Gadeau

 

 

La valorisation

 

Le service organise régulièrement différents événements afin de faire découvrir la richesse des fonds conservés : visites, expositions, ateliers thématiques, conférences, publications, etc.

 

La valorisation permet à tout type de public de découvrir un patrimoine écrit souvent méconnu et peut mettre l'accent sur certaines facettes de l'histoire du territoire.

 

Des activités pédagogiques à destination du public scolaire sont également régulièrement organisées.

 

Pour en savoir plus sur ce sujet, nous vous donnons rendez-vous dans les deux rubriques suivantes :

 

Ville de Lille - Anaïs Gadeau