Missions des Archives municipales de Lille

Souvent assimilé aux bibliothécaires ou aux documentalistes, le métier d'archiviste reste aujourd'hui relativement méconnu. L'image de l'archiviste isolé au milieu des boites, triant vieux papiers et parchemins poussièreux est toujours persistante dans l'imaginaire collectif. Pourtant, s'il est vrai que cette image a bel et bien existé par le passé, le métier est aujourd'hui beaucoup plus varié et a su s'adapter à de nouveaux enjeux ainsi qu'à l'émergence des nouvelles technologies.

 

L'activité d'un service d'Archives comme celui des Archives municipales de Lille est organisée autour de 4 missions principales: la collecte, le classement, la conservation et la communication. A ces quatres missions élémentaires, la plupart des services d'Archives ajoutent une mission de valorisation.

 

 

La collecte

 

Collecter est bien entendu la première mission des archivistes. Lorsqu'un service municipal n'a plus l'utilité quotidienne de ses dossiers, il les confie au service des Archives: cette opération s'appelle le versement. Chaque versement est accompagné d'un listing, rédigé par le service versant avec l'appui des archivistes, décrivant précisemment ce que contiennent les boites d'archives: c'est le bordereau de versement.

C'est sur ce document que les archivistes font figurer le sort des archives (destruction, tri ou conservation) ainsi que leur communicabilité (immédiate ou soumise à certaines restrictions). Le bordereau de versement est un document très important car c'est également un contrat passé entre le service des Archives et le service versant: dès lors qu'il est signé par les deux parties, le service des Archives assume la responsabilité des documents qu'on lui a confiés. Enfin ce bordereau peut également servir d'instrument de recherche en salle de lecture.

 

 

Le classement

 

Lorsqu'un service confie ses documents au service des Archives, il donne tout sans distinction. Pour éviter de manquer de place très rapidement il est nécessaire de faire le tri. Pour cela les archivistes s'appuient d'abord sur les prescriptions légales établies au niveau national qui indiquent la durée de conservation des différents documents. Ce sont ces textes qui fixent également le sort final des documents: la destruction, la conservation ou le tri.

Le tri est donc la première étape du classement. Selon le type de document concerné il peut être alphabétique, chronologique ou encore géographique. Mais les textes peuvent également laisser une plus grande latitude aux archivistes et faire appel à leur subjectivité. Grâce à son expérience et à sa vision d'ensemble sur le fonds déjà conservé, l'archiviste doit être en mesure de décider de conserver suffisamment de documents pertinents permettant de refléter l'activité d'un service tout en évitant de trop garder et de noyer les informations importantes. Le but est de se mettre dans la peau d'un chercheur, professionnel ou non, qui dans une centaine d'année, voudrait comprendre l'activité d'un service et d'une manière générale l'action municipale sur telle ou telle question.

Une fois ce premier tri effectué, l'archiviste peut passer au classement proprement dit. Il rédige un instrument de recherche (un répertoire) qui permettra au lecteur de savoir ce qui se trouve dans les boites qu'il souhaite consulter. Les archives sont décrites selon une norme internationale qui permet aux chercheurs du monde entier de retrouver dans tous les répertoires de tous les services d'archives les mêmes informations de description.

 

 

La conservation

 

Si aujourd'ui nous pouvons consulter des documents rédigés il y a plusieurs siècles, c'est que, de tout temps, des archivistes ont veillé à assurer leur conservation dans les meilleures conditions possibles. Les archivistes actuels se doivent de continuer à assurer la conservation des documents anciens, ils doivent aussi préparer la conservation des documents contemporains. Pour cela plusieurs régles sont à respecter. Il faut tout d'abord s'assurer que les documents sont conservés dans des conditions climatiques optimales, à savoir une température aux alentours de 20°C et un taux d'humidité de l'air d'environ 50%, le principal étant surtout de limiter aux maximum les changements brusques ou répetés des conditions de conservation. Le respect de ces régles permet déjà de limiter largement le développement de moisissures sur les documents.

Mais l'archiviste ne se contente (heureusement!) pas de surveiller la température pour préserver les documents : il effectue également des opérations dites de conservation préventive. Pour cela il enlève des dossiers tous les éléments qui pourraient endommager les documents avec le temps: les pièces métalliques comme les agrafes ou les trombonnes qui finissent par s'oxyder ou encore les élastiques qui vieillissent très mal et finissent incrustés dans le papier. L'archiviste reconditionne également les documents dans des matériaux neutres (pochettes et boites) qui sont peu agressifs pour le papier et permettent d'allonger la durée de conservation. Il repère également les documents qui nécessitent des opérations de restauration et/ou de numérisation afin de ne plus communiquer les originaux devenus trop fragiles.

 

 

La communication

 

Les archives doivent être accessibles à tous, dans le respect des délais de communicabilité des documents. Les archivistes sont chargés de mettre en application ce grand principe. C'est pourquoi la plupart des services d'Archives sont dotés d'un lieu dédié à la communication : la salle de lecture. Chacun est libre d'y venir consulter gratuitement les documents qu'il souhaite. Si la mission des archivistes n'est pas d'effectuer la recherche à votre place il peuvent malgré tout vous orienter vers les diffrentes partie du fonds susceptibles de vous intéresser et de vous aider à avancer.

 

 

 

 

 

 

La valorisation

 

La valorisation des archives est une mission supplémentaire que les services d'archives accomplissent de plus en plus fréquemment. Le but étant, par l'intermédiaire d'expositions, d'ateliers thématiques ou encore de publications, de faire découvrir les archives par d'autres moyens que la simple consultation en salle de lecture. La valorisation peut cibler un public particulier comme les enfants mais peut également être généraliste et s'adresser à tous. Elle permet au public de découvrir un patrimoine documentaire souvent méconnu et peut mettre l'accent sur certaines facettes de l'histoire du territoire.