De la donation de l'autel de Gits à la collégiale Saint-Pierre en 1088 aux dossiers produits actuellement par les services municipaux, ce sont près de 7 kilomètres linéaires de documents (chartes, registres, discours, dossiers, plans, photographies, cartes postales, etc.) qui sont conservés aux Archives municipales et témoignent de la riche histoire de la Ville.
Les archives sont organisées autour de 3 grands ensembles chronologiques :
- Les Archives anciennes, antérieures à 1790
- Les Archives modernes, de 1790 à 1983
- Les Archives contemporaines, de 1983 à aujourd’hui.
Ces grands ensembles sont eux-mêmes décomposés en plusieurs sous-ensembles.
LES ARCHIVES ANCIENNES
Les archives anciennes désignent l’ensemble des documents antérieurs à 1790.
A Lille, ces documents ne sont pas classés selon le cadre de classement thématique des archives communales de 1926. Leur organisation, spécifique à Lille, se compose de 4 ensembles : 
- Les Pièces aux Titres : le chartrier échevinal rassemble plus de 4000 chartes remontant pour la plus ancienne au 11e siècle. L'archiviste départemental Max Bruchet en a dressé l'inventaire. D'abord chronologique, un inventaire méthodique est ensuite imprimé sous le titre "Inventaire sommaire des archives communales antérieurs à 1790, série AA, cartons et registres aux titres".
Les Affaires Générales : ce fonds se compose de 18 000 dossiers classés thématiquement. Quelques-uns remontent au XIIIe siècle mais la majeure partie sont beaucoup moins anciens et sont surtout afférents aux affaires du 17e et 18e siècle.
Le fonds dit "Desplanques" ou « récolement[1] Desplanques » : il s'agit d'un inventaire général des archives anciennes opéré en 1899 par Emile Desplanque. Il a décrit les dossiers les uns à la suite des autres sans organisation logique entre-eux. Ce fonds rassemble tous les dossiers antérieurs à la Révolution qui n'entre pas dans les fonds ci-dessus mentionnés.- L’inventaire sommaire manuscrit rédigé au début du 20e siècle en est le seul instrument de recherche. Il se compose de 17 580 articles parmi lesquels se trouvent les registres aux Bourgeois, les registres aux résolutions du Magistrat, la comptabilité municipale depuis 1318....
- De ce fonds ont été extraits les registres de catholicité qui ont été reclassés en série GG.
L'assistance publique : le fonds dit du "bureau de bienfaisance" tire son nom de l'époque où l'inventaire des archives des organismes de l'aide sociale a été rédigé. Ce fonds regroupe l'ensemble des structures de bienfaisance qui se sont succédées depuis le 13e siècle : bureaux paroissiaux, écoles dominicales, Bourse commune des pauvres, Bureau de Bienfaisance et une partie des archives du Bureau d'Aide Sociale.
LES ARCHIVES MODERNES
Les archives modernes désignent les documents produits entre 1790 et 1983.
Les archives du XIXe siècle
A Lille, l'incendie qui ravage l'Hôtel de Ville en 1916 détruit une grande partie des archives administratives du 19e siècle et constitue une rupture nette dans la continuité des archives.
Des archives produites entre 1790 et 1916, il reste quelques fonds :
- Le fonds révolutionnaire : il s'agit d'un récolement[1] des documents produits pour la majeure partie entre 1790 et 1800. Il fait suite à l’inventaire rédigé par Emile Desplanques. Les articles 17581 à 18422 correspondent au fonds révolutionnaire.
- Pour rechercher dans ce fonds, un index est disponible en salle de lecture.
- A noter : les registres de procès-verbaux du conseil municipal de la période révolutionnaire sont conservés sous la cote 1D2.
- La collection Gentil : collection d'autographes, imprimés et documents divers donnée à la Ville en 1867 par l'adjoint au Maire Gentil-Descamps. Cette collection regroupe plus de 8000 articles pour la majeure partie du 18e et 19e siècle, mais certains sont antérieurs au 14e siècle.
- L’état civil : les registres de naissances, mariages et décès de cette période ont pu être sauvés lors de l’incendie de 1916. Ils sont cotés en série E.
- Le cadastre : les documents cadastraux ont pu être reconstitués après la Première Guerre mondiale. Ils sont cotés en sous-série 1G.
Quelques documents sur la période 1790-1916 se trouvent également dans le fonds ancien.
Les recherches sur cette période peuvent également être complétées par les documents conservés aux Archives départementales du Nord dans la sous-série 2O consacrée à l’administration et à la comptabilité communales.
Les archives de 1916 à 1983
Les archives modernes produites entre 1916 et 1983 sont classées selon le cadre de classement thématique commun aux services d’archives communaux français :
Série A : lois et actes du pouvoir central
Série B : actes de l’administration départementale
Série C : bibliothèque administrative de la Mairie
Série D : administration générale de la commune
Série E : état-civil
Série F : population, affaires économiques, travail, statistique
Série G : contributions, cadastre, administrations financières, PTT, radio, télévision, poids et mesures
Série H : affaires militaires, pompiers
Série I : police, hygiène publique, justice
Série K : élections, personnel communal, distinctions honorifiques
Série L : finances communales
Série M : bâtiments appartenant à la Commune, à l’État, à la Région ou au Département
Série N : gestion des biens communaux, exploitation des eaux
Série O : travaux publics, voirie, transports, navigation et régime des eaux
Série P : cultes
Série Q : aide sociale, prévoyance, établissements hospitaliers
Série R : instruction publique, affaires culturelles, sports, tourisme
Série S : entrées par voie extraordinaire (dons, legs...)
Série T : urbanisme
Série Fi : plans, photos, cartes postales
Vous pouvez télécharger ci-dessous le cadre de classement détaillé des Archives modernes.
Plan de classement des Archives modernes
LES ARCHIVES CONTEMPORAINES
Les archives contemporaines désignent les documents produits entre 1983 (environ) et aujourd’hui.
Elles sont l’ensemble des documents produits par les services, organes délibérants et élus de la commune de Lille et de ses établissements publics communaux (Centre communal d’action sociale, Caisse des écoles) dans tous les domaines de compétences de la collectivité (développement urbain et gestion du domaine public, vie citoyenne et animation de proximité, action sociale, culture et sports, etc.).
Le classement des Archives contemporaines en série W
Les archives contemporaines sont classées conformément au cadre de classement national, dans la série continue dite « série W ».
A Lille, la série W a été mise en place en 2005. Au fur et à mesure des reclassements des séries modernes, les dossiers et documents postérieurs à 1983 sont reclassés en archives contemporaines.
Les chercheurs doivent cependant être conscients que la rupture de 1983 ne peut toujours être strictement respectée : de nombreux dossiers débutent avant cette date pour se clore parfois plusieurs années plus tard, ils sont alors classés en archives modernes.
De plus, pour certaines séries ou sous-séries, d’autres dates ont semblé plus pertinentes pour marquer la rupture entre archives modernes et archives contemporaines.
C’est par exemple, le cas de la sous-série 1M/1 consacrée à l’Hôtel de Ville et aux Mairies de quartier, pour laquelle la date de 1993 est apparue plus pertinente que 1983 dans la mesure où elle constitue une rupture dans l’histoire du bâtiment avec le début des travaux de l’extension de l’Hôtel de Ville.
Les clefs d’accès aux archives contemporaines
Les archives contemporaines proviennent des services municipaux qui les ont produites et instruites. Les versements d’archives depuis les services municipaux vers les Archives municipales s’effectuent à l’initiative des services producteurs.
Chaque versement fait l’objet d’un bordereau de versement qui décrit les archives transmises aux Archives municipales. Ce bordereau constitue la clef d’accès aux documents contemporains.
Afin de faciliter les recherches, les Archives municipales de Lille ont conçu un cadre de classement par grands domaines d’action administrative.
Les bordereaux de versement ont été classés dans la rubrique à laquelle les dossiers se rapportent.
Le document présentant les numéros de bordereaux de versement selon l’ordre du plan de classement s’appelle un « Etat des versements ».
La consultation de ce document est indispensable pour démarrer toute recherche. Vous y trouverez une courte description du contenu de chaque versement. Vous obtiendrez également le numéro de versement qui correspond à votre recherche.
Vous pouvez télécharger ces documents ci-dessous :
- Présentation des archives contemporaines
- Cadre de classement des archives contemporaines
- Etat des versements des archives contemporaines
Les instruments de recherches des archives contemporaines sont consultables en salle de lecture. Quelques-uns sont accessibles sur le site internet des Archives en passant par l’exploration du cadre de classement (Rechercher dans les fonds / Explorer le cadre de classement / Archives contemporaines)
De nouveaux instruments de recherches seront régulièrement mis en ligne au cours de l’année 2019.
Les Archivistes rédigent également des instruments de recherche méthodiques qui regroupent pour un même service municipal l’ensemble des versements effectués.
A l’occasion des anniversaires des différents jumelages de la ville de Lille, un répertoire méthodique a par exemple été créé pour la Direction des relations internationales. Vous pouvez le télécharger à l’adresse suivante :
Les archives des relations internationales s’exposent !
Des documents encore présents chez les services producteurs
Comme les versements d’archives s’effectuent à l’initiative des services producteurs, les fréquences de versement sont variables. Il est ainsi possible que certains documents soient encore conservés par les services eux-mêmes pour leur fonctionnement quotidien.
La communicabilité des Archives contemporaines
Les archives sont communicables dans les conditions fixées par le Code du Patrimoine.
Pour faciliter la communication des archives contemporaines, certains versements sont communicables sous réserve.
Il est possible de demander ces documents mais les Archives devront s’assurer du caractère communicable des informations contenues dans les dossiers demandés.
Le délai de traitement implique une communication différée de plusieurs jours. Le délai nécessaire à l’instruction de votre demande vous sera communiqué lors de votre demande de consultation.
LES ARCHIVES DE LOMME ET D’HELLEMMES
Les communes associées de Lomme et Hellemmes conservent leurs archives. Vous devez les contacter si vous souhaitez effectuer une recherche sur ces deux communes.
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Ville de Lomme 72 Av. de la République BP 159 59461 Lomme Cedex
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Ville d’Hellemmes Parc F. Mitterrand 155 rue Roger Salengro 59260 HELLEMMES
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[1] Un récolement est un type d’inventaire, souvent temporaire, qui présente les descriptions des documents les unes à la suite des autres, sans classement.