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Procès-verbaux des séances du Conseil municipal de Lille (depuis 1983)

Les procès-verbaux du Conseil municipal retranscrivent l'intégralité des débats qui se sont tenus pendant la séance.

Jusqu'en 2007, ils sont reliés dans des registres distincts des registres de délibérations. Après cette date, les registres de procès-verbaux n'existent plus. Le procès-verbal de la séance fait cependant l'objet d'un vote du Conseil municipal lors de la séance suivante ; il est donc joint au registre des délibérations de la séance suivante.

Dossiers de délibérations (depuis 1983)

Selon les délibérations et les périodes, ces dossiers contiennent les documents annexes des délibérations soumises au vote mais parfois aussi des documents relatifs au suivi de l'affaire concernée, notamment les originaux de certaines conventions.

Les dossiers de 1983 à 2011 ont été versés mais sont en cours de classement et ne sont pas encore consultables.

Depuis 2011, les délibérations sont préparées et validées sur le logiciel AIRS Délib. Les dossiers de délibérations ont donc été dématérialisés et n'existent plus sous forme papier.

Registres des délibérations

Les communes ont l'obligation de tenir un registre des délibérations dont la forme matérielle est précisée par des textes réglementaires. A la ville de Lille, selon les périodes, ces obligations de forme ont été plus ou moins respectées.

Les registres de délibérations contiennent l'ensemble des décisions votées par le conseil municipal. En revanche, les annexes n'y sont pas systématiquement enregistrées. Pour les retrouver, le lecteur aura intérêt à consulter les dossiers des délibérations.

Les procès-verbaux du conseil municipal font l'objet d'une autre collection de registres (voir rubrique 1.4 Conseil municipal du cadre de classement des archives contemporaines)

Registres des arrêtés

Les arrêtés font l'objet de registres séparés de ceux des registres de délibérations. A la ville de Lille, les arrêtés ont parfois été répartis en plusieurs registres selon le thème auxquels ils se rattachent (personnel, transports de corps, aliénés mentaux, « divers, etc.).

Si tous les arrêtés sont soumis à publicité, les modalités de cette publicité varient selon la portée de l'arrêté. Tous ne sont pas obligatoirement joints aux registres. Les arrêtés de voirie ou les arrêtés du personnel, par exemple, ne sont pas transmis au service des Instances.

Les bordereaux de versement des arrêtés du personnel ont été classés dans la rubrique 2.2 - Ressources humaines.

Recueils d'actes administratifs

Le recueil des actes administratifs est l'une des modalités de publicité des délibérations et arrêtés à caractère réglementaire de la commune. Seuls les dispositifs des actes y sont obligatoirement publiés. Publié au minimum chaque trimestre, il est mis à disposition du public à la Mairie.

A Lille, les recueils d'actes administratifs existent depuis 1994 (pour les arrêtés) et 1995 (pour les délibérations)

Le Conseil municipal règle par ses délibérations les affaires de la commune. Le Conseil municipal se compose du maire, des adjoints et des conseillers municipaux. Les thématiques couvertes lors des conseils municipaux sont nombreuses et découlent  des compétences de la municipalité et de leur évolution au fil du temps. Il peut ainsi y avoir des documents relatifs à l'action foncière, à la gestion des finances communales, à la gestion du personnel, à l'aide sociale, à l'urbanisme, à l'immobilier, à la gestion de la population ou à la gestion de la commune en général.

Les dossiers des affaires soumises au Conseil municipal correspondent aux dossiers de travail élaborés par les services municipaux pour préparer les délibérations présentées au Conseil municipal. Ces dossiers sont également parfois appelés « dossiers de délibérations ».

Chacun des dossiers contient la délibération mais il peut également contenir les pièces qui accompagnent celle-ci : pièces financières, documents juridiques (notamment des conventions), pièces de marchés publics (y compris des plans dès lors qu'il s'agit de marchés de travaux), rapports, notes, correspondance& Par la diversité des pièces qu'ils peuvent contenir, ces dossiers constituent une source très intéressante pour l'histoire municipale car ils éclairent, au-delà de la seule délibération, le contexte de réalisation d'un projet. C'est particulièrement vrai, par exemple, pour les dossiers de travaux de la période 1920-1930 concernent par exemple la construction de l'Hôtel de Ville et de nombreux bâtiments publics (écoles, casernes de pompiers, etc.). 

Ces dossiers étant des dossiers préparatoires aux délibérations, ils contiennent souvent des documents plus anciens que la délibération elle-même. Les dates extrêmes des dossiers sont ainsi parfois différentes de la date de la séance du Conseil municipal.

Le service des Archives conserve ces dossiers jusqu'en 2007. Les dossiers postérieurs à 1947 sont en cours de reclassement (voir le paragraphe « mode de classement »).

Les Archives municipales de Lille conservent les procès-verbaux de séances à partir du 20 février 1790. Ils sont manuscrits jusqu'au 29 Novembre 1873 puis imprimés.

L'ensemble des débats et des décisions prises au cours des conseils municipaux sont consignés dans un registre qui a valeur probante : les registres des procès-verbaux auxquels succéderont définitivement les registres de délibérations à partir de 1988.

Retranscrivant les débats de manière partielle ou intégrale, ils seront tenus à Lille jusqu'en 1988. A côté de ces registres de procès-verbaux, apparaissent à partir de 1983 des registres de délibérations. A partir de 1989, les registres de procès-verbaux ne sont plus tenus. Seuls subsistent les registres de délibérations.

Les procès-verbaux des conseils municipaux sont rédigés par un secrétaire de séance. Les registres de procès-verbaux font foi en matière de déroulement des séances et seuls les conseils municipaux sont maîtres de la rédaction de leurs procès-verbaux.

Les registres sont classés dans la sous-série 1D2 jusqu'en 1982 puis au sein de la série W à partir de 1983, conformément au cadre de classement des archives communales.

Le versement est constitué des documents d'activités de Lise Daleux, adjointe déléguée aux modes de garde, à la famille, à la parentalité et à l'aménagement des temps durant le mandat 2008-2014 : dossiers préparatoires, dossiers de séances, dossiers thématiques et de réunions, documents de travail, correspondance, rapports, comptes rendus.

Le versement est constitué des documents d'activités de Roger Maly durant son mandat en tant que conseiller municipal : dossiers préparatoires, dossiers de séances, dossiers thématiques et de réunions, documents de travail, correspondance, rapports, comptes rendus.

Le versement est constitué des documents d'activités de Jaëlle Lanoy durant son mandat en tant que conseillère municipale déléguée : dossiers préparatoires, dossiers de séances, dossiers thématiques et de réunions, documents de travail, correspondance.