Dans les mois qui ont suivi son élection en tant que premier adjoint au Maire de Lille, en 1971, Pierre Mauroy a mis sur pied le service des relations publiques au sein du Cabinet du Maire. Ce service avait pour mission de mieux informer les lilloises et lillois et de faciliter leurs relations avec l'administration municipale. Le service des relations publiques prend de l'importance avec l'élection de Pierre Mauroy comme Maire en 1973. Le poste de documentaliste est créé en 1974 même si il devait exister auparavant. Ce poste a pour mission de tenir la revue de presse et la bibliothèque. Au regard des documents versés, les missions se sont élargies vers la collecte des documents témoignant de l'activité de Pierre Mauroy.
S'il est difficile, à Lille, de préciser à quelle date commence le fonds moderne, l'incendie qui ravage l'hôtel de ville en 1916, détruit une grande partie des archives administratives du XIXe siècle et constitue une rupture nette dans la continuité des archives.
De cette période, il reste principalement l'état civil, les cadastres, une partie des listes électorales et quelques documents concernant l'agrandissement de Lille pour la période 1820-1916.
En revanche, les archives du XXe siècle sont beaucoup plus complètes et témoignent de l'action municipale et de l'évolution de la ville et de ses habitants depuis la 1ère guerre mondiale jusqu'à la fin du siècle.
Période couverte et répartiton entre les séries modernes et la série W (archives contemporaines)Les archives produites entre 1916 et 1983 (hors fonds "Révolution") sont classées selon le cadre de classement thématique réglementaire.
Aux Archives municipales de Lille, ces séries thématiques sont restées ouvertes et alimentées en documents jusqu'en 2005. Au fur et à mesure des reclassements des séries modernes, les archives postérieures à 1983 sont progressivement reclassées au sein du sous-fonds "Archives contemporaines" (série continue W).
Les chercheurs doivent cependant être conscients que la rupture de 1983 ne peut toujours être strictement respectée : de nombreux dossiers débutent avant cette date pour se clore parfois plusieurs années plus tard - ils sont alors classés en archives modernes. De plus, pour certaines séries ou sous-séries, d'autres dates ont semblé plus pertinentes pour marquer la rupture entre archives modernes et archives contemporaines ; c'est, par exemple, le cas de la sous-série 1M/1 consacrée à l'Hôtel de Ville et aux Mairies de quartier, pour laquelle la date de 1993 qui marque l'inauguration de l'extension de l'Hôtel de Ville est apparue plus pertinente que 1983.
La série D des Archives municipales de Lille correspond à la série D prévue par le cadre de classement des archives communales défini par l'arrêté du 31 décembre 1926.
Le périmètre de la série D lilloise a cependant été élargi pour comprendre aussi :
Les conseils municipaux mis en place au moment de la Révolution française se substituent aux conseils de l'échevinage qui existaient à Lille depuis le XIIIe siècle (voir archives anciennes). A Lille, les premières élections municipales ont lieu le 25 janvier 1790 et les 17 officiers municipaux sont élus le 1er février 1790.
Les Archives municipales ne conservent des dossiers des affaires soumises au Conseil municipal qu'à partir de 1880. Seuls quelques dossiers sont conservés pour la période allant de 1880 à 1901 et ils deviennent plus réguliers à partir de 1902, durant le premier mandat de Gustave Delory (1896-1904). Jusqu'en 1950 environ, la collection des dossiers de délibérations restent cependant lacunaire.
Le Conseil municipal règle par ses délibérations les affaires de la commune. Le Conseil municipal se compose du maire, des adjoints et des conseillers municipaux. Les thématiques couvertes lors des conseils municipaux sont nombreuses et découlent des compétences de la municipalité et de leur évolution au fil du temps. Il peut ainsi y avoir des documents relatifs à l'action foncière, à la gestion des finances communales, à la gestion du personnel, à l'aide sociale, à l'urbanisme, à l'immobilier, à la gestion de la population ou à la gestion de la commune en général.
Les dossiers des affaires soumises au Conseil municipal correspondent aux dossiers de travail élaborés par les services municipaux pour préparer les délibérations présentées au Conseil municipal. Ces dossiers sont également parfois appelés « dossiers de délibérations ».
Chacun des dossiers contient la délibération mais il peut également contenir les pièces qui accompagnent celle-ci : pièces financières, documents juridiques (notamment des conventions), pièces de marchés publics (y compris des plans dès lors qu'il s'agit de marchés de travaux), rapports, notes, correspondances... Par la diversité des pièces qu'ils peuvent contenir, ces dossiers constituent une source très intéressante pour l'histoire municipale car ils éclairent, au-delà de la seule délibération, le contexte de réalisation d'un projet. C'est particulièrement vrai pour les dossiers de travaux de la période 1920-1930 qui concernent, par exemple, la construction de l'Hôtel de Ville et de nombreux bâtiments publics (écoles, casernes de pompiers, etc.).
Ces dossiers étant des dossiers préparatoires aux délibérations, ils contiennent souvent des documents plus anciens que la délibération elle-même. Les dates extrêmes des dossiers sont ainsi parfois différentes de la date de la séance du Conseil municipal.
Le service des Archives conserve ces dossiers jusqu'en 2007. Les dossiers postérieurs à 1965 sont en cours de reclassement (voir le paragraphe « mode de classement »).
Les dossiers des affaires soumises au Conseil municipal sont en principe communicables immédiatement. Cependant, certaines pièces contenues dans les dossiers sont susceptibles de ne rendre communicables le dossier qu'après un délai de 50 ans afin de protéger les informations relatives à la vie privée contenues dans les dossiers.