Classer vos papiers et archives personnelles
Il n’y a pas qu’aux Archives que l’on classe des documents !
Retrouvez dans cette page quelques conseils simples et pratiques pour vous aider à faire du tri dans vos papiers administratifs, vos mails, vos photos et vous y retrouver plus facilement à l’avenir.
>> Sous quelle forme conserver mes documents ?
Si l'original du document est sous forme papier, conservez-le sous forme papier.
En effet, si vous le numérisez (scan, photo) ou le photocopiez, cette version a valeur uniquement de copie. Vous pouvez faire des copies ou des scans de secours (en cas de sinistre par exemple) mais l’administration peut toujours exiger la présentation du document original.
Si l’original du document est numérique (transmission par courrier électronique ou mise à disposition sur un site internet), conservez-le sous forme électronique.
En effet, si vous imprimez ce document, la version papier a valeur uniquement de copie.
>> Combien de temps conserver mes documents ?
La durée de conservation varie selon le type de document. Cela vaut de la même manière qu’il s’agisse d'un document électronique ou d’un document papier.
Le tableau téléchargeable ci-dessous établit les durées réglementaires minimales durant lesquelles il faut que vous gardiez les documents :
- Car vous pouvez exercer un droit (par exemple, demander un remboursement)
- Car une administration peut vous formuler une réclamation
Vous pouvez aussi utiliser le simulateur proposé par le site Service-Public.fr pour rechercher les durées de conservation d’autres types de documents.
Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
A noter : ces délais s’appliquent aussi pour les papiers d’une personne défunte. Attention à ne pas les jeter trop vite.
Les documents personnels (photographies, vidéos, courriers, cartes postales ou mails avec votre famille, vos amis…) sont à conserver aussi longtemps que vous le souhaitez.
>> Comment détruire mes documents ?
Vos archives personnelles contiennent le plus souvent des données personnelles. Dans ce cas, il ne faut pas les mettre au recyclage afin d’éviter qu'elles soient récupérées et réutilisées à des fins malveillantes. Il faut les détruire, soit en les déchirant très finement, soit en les brûlant, avant de les jeter avec les déchets ménagers.
Une exception : les radiographies ne doivent pas être jetées avec les déchets ménagers. Elles doivent absolument être recyclées :
- car elles contiennent des matériaux dangereux (notamment du bromure d’argent qui est un métal lourd)
- pour préserver le secret médical ; en effet, elles comportent souvent le nom du patient
Renseignez-vous auprès de votre cabinet de radiologie, de votre pharmacie : ils proposent souvent de les reprendre pour les transmettre à des filières de recyclage.
Sachez aussi que le Comité du Nord de la Ligue contre le cancer propose de récupérer et de recycler les vieilles radios, avec des points de collecte à Lille. Pour en savoir plus.
>> Quelques astuces pour ne pas vous laissez déborder par les documents papier
- Rangez vos papiers régulièrement (au fur et à mesure que vous les recevez, une fois par semaine, une fois par mois) ; plus vous les rangerez régulièrement, moins cette activité vous prendra de temps.
- Rangez vos papiers dans des dossiers : créez un dossier par thème ; vous pouvez vous appuyez sur les thèmes présentés dans le tableau, cela faciitera le tri des documents à jeter et à conserver. Notez, sur le dossier, le thème et les années.
- Triez les papiers pour détruire au fur et à mesure : une fois par an (ou plus selon vos besoins), ouvrez vos dossiers et, à partir du tableau ci-dessus, retirez des dossiers les documents à détruire.