Comment organiser mes documents électroniques ?
>> Comment les classer et les nommer ?
Les conseils applicables aux dossiers sur support papier s’appliquent aussi pour les documents électroniques :
- Classez-les par thème (ex. banque, santé, état-civil...) puis par date… Si possible, utilisez les mêmes thèmes que pour votre classement papier
- Nommez-les avec un nom court et explicite pour les retrouver plus tard
Attention à n’utiliser ni espace, ni ponctuation, ni accent, ni cédille : cela peut gêner la recherche ultérieure.
>> De quelle manière les conserver ?
Les documents électroniques sont fragiles. C’est pourquoi il est recommandé de les conserver en plusieurs exemplaires sur différents supports adaptés au stockage de données : disque dur interne, disque dur externe…. Les clés USB et autres supports nomades sont très utiles pour transporter vos documents mais sont fragiles et se perdent facilement ; ils ne sont pas adaptés pour la sauvegarde.
Dans la mesure du possible, enregistrez vos documents dans des formats courants et qui peuvent être lus par différents logiciels.
Par exemple :
- Pour les documents écrits : .pdf ; .odt ; .docx
- Pour les tableurs : .ods ; .xlsx
- Pour les documents scannés : .pdf ; .jpg ; .jpeg
- Pour les photographies : .jpg ; .jpeg ; .tif
- Pour les vidéos : .mp4 ; .mkv ; .avi ; .ogg
- Pour les fichiers audio : .mp3 ; .aac ; .ogg ; .flac
Faites régulièrement des copies et contrôlez-les régulièrement (1 fois par an par exemple) pour vous assurer que les données ne se dégradent pas et restent lisibles.
Attention : lorsque vous changez votre matériel informatique ou vos logiciels, assurez-vous que les nouveaux outils informatiques pourront lire vos anciens fichiers. Ceci s’applique aux fichiers bureautiques comme aux photos et vidéos.
A noter : Même si les documents électroniques ne prennent pas de place dans vos armoires, mieux vaut faire régulièrement du tri. Le stockage de données numériques a un coût financier et écologique : plus vous stockez de données, plus vous devrez renouveler régulièrement votre matériel pour augmenter votre capacité de stockage. En faisant du tri régulièrement, vous augmentez la durée de vie de votre matériel.
>> Quelles précautions prendre vis-à-vis des propositions de stockage en ligne (sur le cloud) ?
Le stockage en ligne (cloud) peut être une bonne solution pour sauvegarder vos données. En cas de sinistre à votre domicile, vous pourrez retrouver vos documents en ligne.
Mais mieux vaut prendre quelques précautions pour sécuriser vos données personnelles :
- Privilégiez les services de stockage d’entreprises européennes et qui hébergent vos données sur le territoire de l’Union européenne. Le Règlement général relatif à la protection des données y protège vos données personnelles. Hors de l’Union européenne, d’autres réglementations, moins protectrices peuvent s’appliquer : https://www.cnil.fr/fr/la-protection-des-donnees-dans-le-monde;
- Sachez que, pour vos données les plus précieuses et les plus sensibles, il existe des solutions de coffres-forts électroniques certifiés par l’AFNOR ;
- Continuez à faire des sauvegardes locales (sur votre ordinateur et/ou un disque dur externe, par exemple). En cas de défaillance momentanée ou définitive du service en ligne, vous pourrez retrouver vos documents.